編制采購計劃:采購部門按照要求部門的生產(chǎn)經(jīng)營需要,進(jìn)行分析匯總、與企業(yè)現(xiàn)有庫存物資作比較,作出適當(dāng)?shù)挠媱潯?/div>
請購:為避免企業(yè)過量或短缺,影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營,企業(yè)應(yīng)該建立采購申請制度并實施相關(guān)的控制措施。具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時,應(yīng)重點關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整,是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要,是否符合采購計劃,是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。對不符合規(guī)定的采購申請,應(yīng)要求請購部門調(diào)整請購內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。
選擇供應(yīng)商,也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:供應(yīng)商選擇不當(dāng),可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高,甚至出現(xiàn)舞弊行為。
確定采購價格:如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資,是采購部門的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:采購定價機(jī)制不科學(xué),采購定價方式選擇不當(dāng),缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控,引起采購價格不合理,可能造成企業(yè)資金損失。
訂立框架協(xié)議或采購合同:框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議
管理供應(yīng)過程,主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度,科學(xué)評價供應(yīng)商的供貨情況,并根據(jù)合理選擇的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式,辦理運(yùn)輸、投保等事宜,實時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。
驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗接收,以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是:驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗收程序不規(guī)范、對驗收中存在的異常情況不作處理,可能造成賬實不符、采購物資損失。
付款是指企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后,按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。